Order
Letter
Jenis Surat ini merupakan surat yang berisikan
permintaan barang kepada suatu instansi perusahaan yang bergerak dibagian jasa
penyediaan barang. Oleh karena itu, pemikiran yang serius dan penulisan yang
baik harus dilakukan dalam menyusun surat-surat. Sebuah kecerobohan kecil dapat
mengakibatkan hilangnya pelanggan atau sebaliknya. Oleh karena itu surat-surat
harus ramah dan bijaksana. Surat harus pasti dan lengkap supaya bisa sampai ke
pembaca persis seperti keinginan penulis. Setiap kesalahan atau
ketidaklengkapan akan berarti penundaan pengiriman dan penagihan akan rumit dan
juga kerugian bisnis.
Surat pemesanan barang tidak perlu didahului dengan
penyelidikan atau menawarkan. Informasi yang diterima dari katalog dan iklan
juga membantu orang-orang dan partai-partai dalam menempatkan dan penjualan.
Oleh karena itu, surat ini memiliki kepentingan yang besar. Penulisan yang
tepat harus diambil dalam rangka penyusunan untuk memastikan penanganan yang
efisien dan untuk menghilangkan semua keraguan yang mengakibatkan hilangnya
waktu dan kemungkinan pasar.
Fakta-fakta yang diinginkan adalah sebagai berikut :
1.
Rincian
mengenai barang yang dipesan atau pemesanan.
2.
Arah untuk
pengiriman.
3. Cara
pembayaran.
Dalam paragraf pertama biasanya si pemesan memberitahu
sumber informasi produk yang akan dipesannya. Di dalam paragraf tersebut
terdapat gagasan utama dari pembuatan surat untuk melakukan pemesanan. Kemudian
disertakan paragraf penjelasan dari pemesan mengenai rincian barang maupun hal
lain yang dipesan tentang kuantitas, ukuran, harga dan lainnya. Pada akhir
paragraf, si pemesan akan mencantumkan informasi mengenai pembayaran, lokasi,
data pengiriman, tempat serta informasi spesifik lainnya. Saat melakukan pemesanan melalui surat sebaiknya memperhatikan :
1. Menyertakan
rincian lengkap dari deskripsi, jumlah, serta jenis barang yang akan dipesan.
2. Menyertakan
rincian lengkap dari data diri sehingga pihak penyedia barang akan mengirimkan
barang ke tempat tujuan pemesan dengan benar.
3. Membuat
kesepakatan dalam ketentuan pembayaran yang yang disepakati atas perjanjian
jual-beli tersebut.
Contoh Order
Letter :
Seven Siblings Limited
17 Sweet Road, West Bandung
Tlp. 022-8765432 Post Code 41134
Ref : DS/RN/C1 July 9, 2014
Mrs. Astried Herera
IGM Marketing
American Vale
Company
11 Main Street
San Fransisco, USA
ZIP CODE 91234
Dear Miss Herera ,
Please accept this purchase order for the following :
|
No.
|
Product
|
Quantity
|
Unit Price
|
Total
|
|
1
|
Single Brush
Polisher
|
4
|
$ 3,000
|
$ 12,000
|
|
2
|
Extractor SX
144
|
4
|
$ 2,000
|
$ 8,000
|
|
Total
|
|
|
|
$ 20,000
|
We require shipment by August 17, 2014 to : PT Pama No. 1 Jl. Cileungsi, Bogor, Indonesia
Post Code 40156.
Please refer to this order as "purchase order #
SS01234. Should you need more information, please contact me at 62-22-756756 at
your earliest convenience or email me at siblings@seven.com.
Sincerely,
Dede Saripah
Purchasing
Manager
2. Personal Purchase Order Letter
Example :
23rd July, 2014
Mrs. Ruth Apriyana
Sales Manager
Quantum Komputer
5th Floor, Mangga Dua Mall
Blok D26, Jakarta
Quantum Komputer
5th Floor, Mangga Dua Mall
Blok D26, Jakarta
Dear Mrs. Apriyana,
I am interested in the items
contained in the Computer Magazines March 30 issue of the computer magazine 2014.
I want to order : 1 piece external hard drive with a capacity of 2 terabytes, 1
internal hard drive with a capacity of 1 terabytes and 2 piece external hard
drive with a capacity 500 gigabytes
Please be sent to the address of Jl. Mampang Prapatan IV 34 A, Tegal
Parang, South Jakarta. For the payment I will immediately transfer into your
account .
Yours sincerely,
Nurita Kumalasari
resensi:
http://howtowritealetter.net/letter-of-order.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar